Software akuntansi merupakan tools yang wajib saat ini dimiliki oleh pengusaha mengingat era industri serba internet semakin terbuka. Namun ada satu hal yang tidak boleh dilewatkan oleh pengusaha yaitu memilih jenis software akuntansi; on-premise atau outsource?
Software Akuntansi, On-Premise atau Outsource?
Mungkin sebagian dari Anda telah memahami kedua istilah tersebut. Ya, keduanya memiliki perbedaan dari siapa yang mengelola.
Software akuntansi (accounting software) berbasis on-premise dikelola oleh pihak internal perusahaan. Software, data, server, user, hingga tenaga ahli semua dilakukan oleh perusahaan itu sendiri.
Sedangkan software akuntansi berbasis outsource dikelola oleh pihak ketiga atau vendor. Dimana software, data, server, tenaga ahli disediakan oleh pihak ketiga. Peran perusahaan hanya sebagai user atau pengguna.
Ada satu hal lagi yang membedakan antara software akuntansi on-premise dan outsource yaitu penyimpanan data.
Karena software akuntansi on-premise semuanya dikelola oleh perusahaan itu sendiri, penyimpanan data biasanya berupa server lokal yang dibangun oleh mereka sendiri.
Sedangkan software akuntansi outsource karena data dikelola oleh pengembang software atau pihak ketiga, data disimpan di dalam cloud storage yang berarti data diakses secara online.
Baik, kini Anda telah memahami perbedaan keduanya. Lantas bagaimana kelebihan dan kekurangan dari kedua jenis software akuntansi tersebut?
1. Software Akuntansi On-Premise vs Outsource: Pengelolaan Data
Dari segi pengelolaan data, software on-premise memiliki tingkat keamanan yang sebenarnya lebih aman karena data dikelola secara mandiri. Sedangkan outsource karena dikelola di dalam cloud, keamanan data memiliki risiko yang lebih besar.
Sebenarnya jika keduanya dibandingkan, software akuntansi outsource lebih menguntungkan. Pertama, software outsource tidak memerlukan ruang untuk membangun mainframe atau server pengelolaan data.
Kedua, risiko data disimpan dalam server lokal memungkinkan terjadi kecurangan dilakukan pihak internal.
Ketiga, aksesibilitas yang tinggi. User bisa mengakses data di mana pun selagi terhubung dengan jaringan internet.
Lalu bagaimana cara memilih software akuntansi outsource yang andal? Pertama tentu mendapatkan sertifikasi ISO 27001 tentang keamanan data. Kedua, dilegitimasi oleh pihak yang berwenang.Di Indonesia sendiri banyak badan yang bisa menjadi acuan legitimasi software akuntansi; KOMINFO, IAI, atau OMBUDSMAN.
2. Software Akuntansi On-Premise vs Outsource: Tenaga Kerja
Dari segi tenaga kerja sejatinya software akuntansi online atau outsource juga diuntungkan. Alasannya, jika membangun sistem software akuntansi sendiri, membutuhkan beban tambahan berupa tenaga IT.
Berbeda jika mengandalkan pihak ketiga atau outsource. Anda tidak memerlukan tenaga tambahan. Biasanya software akuntansi outsource dilengkapi juga konsultan dan customer support yang siap membantu Anda untuk memahami dan mempelajari software akuntansi.
Karyawan akuntan atau keuangan Anda pun bisa langsung menggunakannya tanpa perlu bantuan tenaga IT.
3. Software Akuntansi On-Premise vs Outsource: Efisiensi
Dari segi efisiensi, software akuntansi berbasi cloud atau outsource lebih diunggulkan. Anda tidak perlu memikirkan pengelolaan data, tempat penyimpanan, atau bahkan perawatan (maintenance).
Jika Anda menggunakan software akuntansi on-premise, hal yang tentu perlu Anda pikirkan adalah maintenance sistem dan juga tempat penyimpanan data. Hal ini tentu mengurangi efisiensi kerja.
Berbeda jika Anda menggunakan aplikasi akuntansi online, software akuntansi siap digunakan kapan pun. Hanya dalam genggaman dan juga laptop Anda bisa mengirim faktur, me-review laporan keuangan dan juga memeriksa stok barang.
4. Software Akuntansi On-Premise vs Outsource: Biaya
Software akuntansi online atau outsource biasanya memiliki pilihan biaya, ada yang berdasarkan aksesibilitas; partially accessible (freemium) atau full access. Ada juga berdasarkan ukuran perusahaan.
Baik kedua pilihan biaya, software akuntansi online cenderung memiliki biaya investasi yang lebih kecil yaitu sekitar Rp 100.000 per-bulan Rp. 600.000 per-bulan.
Berbeda jika Anda menggunakan software akuntansi on-premise yang bisa menghabiskan puluhan juta tiap bulannya; biaya beban tenaga IT, biaya maintenance, atau biaya sewa alat.
Dari segi biaya, software akuntansi outsource lebih unggul dibanding on-premise.
Jurnal, Software Akuntansi Indonesia Terbaik
Jika Anda melihat kedua perbedaaan di atas, software akuntansi online atau outsource lebih value for money bagi bisnis Anda. Salah satu software accounting outsource terbaik adalah Jurnal.
Jurnal sebagai software akuntansi online terbaik di Indonesia memiliki banyak fitur mulai dari pencatatan transaksi, pembuatan faktur, hingga rekonsiliasi bank. Jurnal juga siap membantu bisnis Anda siap berkembang.
Konsultasikan bisnis Anda sekarang juga dan dapatkan free trial software akuntansi online Jurnal selama 14 hari.
